Licentiemodellen software en content 2.0

Vorige week donderdag presenteerde Ben Gorter van Surfdiensten (en voormalig CIO van INHOLLAND) het een en ander over het project waar (o.a.) hij al geruime tijd mee bezig is. Het omhelst het ontwikkelen en implementeren van nieuwe licentiemodellen, gebaseerd op de eisen en wensen van gebruikers alsmede de aanbieders van software en content.

surfd1

Dat was niet alleen boeiend omdat ik al geruime tijd andersoortige licenties wil voor het afnemen en (vooral) gericht aanbieden van content maar vooral omdat de ontwikkelingen niet gestuurd worden vanuit de contentlicenties maar door de software licenties aangejaagd wordt. Al vele jaren is het beheer van software(pakketten) en -licenties gescheiden van het beheer van contentlicenties, wat zich bijvoorbeeld vertaald in het feit dat de hoger onderwijsinstellingen een licentiecontactpersoon (lcp1) kennen voor software en eentje voor content.  Dat was ook altijd logisch omdat er nogal andere voorwaarden en criteria, en dus ook andere licentiemodellen, gelden voor het afnemen en aanbieden van software t.o.v. content.

Juist die voorwaarden en criteria zijn aan het veranderen. Ontwikkelingen als SaaS (software as a service) en Cloud Computing zorgen er voor dat de scheidslijn tussen software en content langzaam aan het verdwijnen is en dat hierdoor nu de focus komt te liggen over *hoe* men deze content/software wil afnemen en aanbieden aan de eigen gebruikers. Interessant voor de instellingen die hierdoor minder geld aan licenties kwijt hoeft te zijn, door bijv. iets voor een korte periode aan slechts een kleine doelgroep af te hoeven nemen, als ook voor de aanbieders die niet alleen geld besparen op distributiemodellen maar vooral prijzen en producten op maat kunnen leveren met hoge mate van klantenbinding. Ben illustreerde dit met een voorbeeld dat Microsoft sinds kort de mogelijkheid aanbiedt om de gehele Exchange *plus* SharePoint omgeving als webdienst af te nemen voor instellingen. Leuk om te horen als je net als Windesheim een implementatietraject hebt gehad :)

Voorbeeld van SaaS

Voorbeeld van SaaS

Enfin, geld is belangrijk natuurlijk maar vanuit het idee van de bibliotheek die digitale content aanbiedt aan haar gebruikers is het minstens net zo belangrijk, ook al was de werkgroep digitale bibliotheek & licenties tegen wie Ben stond aan te praten kennelijk niet volledig overtuigd.

Zelf zie ik al een tijdje de voordelen in van flexibelere licenties. Ik vraag me al jaren af waarom we moeten betalen voor die 2 maanden per jaar dat al onze databanken zo goed als niet gebruikt worden. Hetzelfde voor die databanken die we eigenlijk aangeschaft hebben voor een specifieke opleiding voor een specifieke periode van het jaar waarin die bron gebruikt wordt. Om nog maar niet te spreken over het feit dat we voor alle 16nogwat duizend studenten betalen om bij de technische normen te kunnen terwijl je met je theewater wel aanvoelt dat de sportopleidingen, de sociale, economische en medische opleidingen er werkelijk geen enkel belang bij hebben.

Daar raak je echter wel gelijk een gevoelig punt bij vele collega’s die niet geheel onterecht van mening zijn dat het aanbod van de bibliotheek voor een ieder beschikbaar moet zijn. Voor zover het met algemene budgetten gefinancierd wordt is daar wellicht geen speld tussen te krijgen maar daarom moet je ook kijken naar je financieringsstructuur. Waarom zou je als bibliotheek niet expliciet diensten aanbieden aan specifieke doelgroepen binnen je eigen organisatie? Impliciet doen we dat al lang natuurlijk bij elk boek, tijdschrift of databank waarvan we weten of vermoeden wie het wel, en wie dus niet, gaat gebruiken. Waarom zou je niet met uitgevers gaan praten om content rechtstreeks aan studenten of docenten van 1 opleiding aan te bieden? Waarom staan we met onze mond vol tanden bij de lectoraten en kenniskringen als zij een peperdure databank willen en denken we niet na hoe we dit mogelijk kunnen maken zonder gelijk uitgebreide en onmogelijke begrotingen in te dienen? Waarom luisteren we niet beter naar wat onze klanten willen en zorgen wij er niet voor dat aanbieders dat leveren?

Ook binnen onze organisatie zijn er kansen genoeg volgens mij. Nieuwe licentiemodellen zijn er nog niet maar ik ga ook niet afwachten tot een Surfdiensten project iets oplevert wat we wellicht niet eens nodig hebben. Misschien moet ik eens met de lcp1 van software gaan praten en een eigen projectje opzetten.

TreeSize

De afgelopen maanden ben ik o.a. druk bezig geweest met het voorbereiden en begeleiden van de aanstaande migratie van documenten op de Novell fileshares naar de nieuwe ShareNet omgeving toe. Achttien Schools en diensten maar ook elf andere organisatie-onderdelen binnen Windesheim die samen over meer dan 50 (zeer) uitgebreide eigen mapstructuren beschikken, tot de nok gevuld met documenten, presentaties, programma’s en foto’s.

Omdat een nieuwe omgeving, om samen makkelijk te werken, ook een goede gelegenheid is om door de krochten van de eigen H-schijf mappen te gaan en daar het volop aanwezige stof in de vorm van oude en niet gebruikte bestanden eens grondig op te ruimen, is dit ook opgepakt. Natuurlijk helpt het ook dat we in de ShareNet omgeving de mogelijkheid van de honderden mapjes af gaan schaffen en dat iedereen per document nu kenmerken als categorie en tags moet gaan opgeven. Geen sinecure als je van plan was om die 25.000 bestanden mee te nemen van de oude naar de nieuwe omgeving.

Uberhaupt inzicht krijgen in wat je de afgelopen jaren allemaal verzameld hebt op je eigen afdelingsnetwerkschijf is ook niet zo makkelijk. Complexe mappenstructuren tot vele subniveau’s diep waarin alle soorten en type documenten voorkomen die je ook maar kunt bedenken stimuleren niet echt om (eenvoudig) selecties te maken van welke documenten wel of niet mee moeten naar ShareNet.

Een tool als TreeSize helpt daar wel enorm bij. Zo goed zelfs dat ik het nog serieus ga missen als straks de documenten in document libraries in ShareNet zitten. TreeSize is een zgn. harddisk space manager en geeft je werkelijk alle overzichten en analyses die je maar zou willen maken van je berg met documenten in ellenlange mappenstructuren.

treesize1

Een submappenstructuur wordt van een map op de H-schijf in korte tijd tot op bestandsniveau geanalyseerd en dan kan het klikken op de tabbladen beginnen … het bovenstaande tabblad geeft aan hoe zich de verschillende submappen zich qua gebruikte ruimte verhoudt tot het totaal. In een oogopslag zie je welke submappen wel of niet veel ruimte innemen.

treesize2

Een tabblad verder is het onderscheid niet op submappen gedaan maar op het documenttype. Niet geheel verrassend is het bij bijna alle mappen op de H-schijf een nek-aan-nek gevecht tussen de afbeeldingen en de Office bestanden :)

treesize3

Niks maakt het duidelijker dan een grafische weergave. Meer dan 60% van de bestanden in deze map op de H-schijf is langer dan een jaar niet gewijzigd. Nog handiger is dat dubbelklikken op 1 van de kolommen gelijk een zoekactie uitvoert en de bestanden in kwestie ook weergeeft .. inclusief mogelijkheid om ze te archiveren/verplaatsen/verwijderen. Weg met die oude troep!

treesize4

Benieuwd naar wat nu de ruimteverslinders zijn? De top 100 krijg je er gelijk bij. Een informatievaardigheden filmpje is hier de winnaar geworden.

Als je eenmaal bedacht hebt wat je wilt gaan opschonen of verplaatsen, dan ga je op zoek naar alle bestanden die aan je criteria voldoen en daar heeft TreeSize een aparte search voor:

filesearch

In het bovenstaande geval alle bestanden die sinds de laatste grote backup van 21 februari zijn gewijzigd of toegevoegd op de H-schijf. Wel zo handig dat je niet alle mapjes af moet en het handmatig moet controleren, nietwaar? Optioneel kun je ook nog aangeven welke mappen of bestanden/types je weg wilt laten uit je zoekacties en dat is wel weer nuttig om bijv. de duizenden archiefbestanden van de GroupWise accounts eruit te filteren.

filesearch_options

Een bijzonder nuttig stukje software die het hele traject van documenten migreren heel wat eenvoudiger gemaakt heeft.

Toch een Adobe Sitelicense

In de SURFdiensten nieuwsbrief van 22 mei staat het volgende nieuws:

SURFdiensten heeft toch overeenstemming bereikt met Adobe Systems bv inzake een landelijke sitelicense overeenkomst. Inspanningen eind 2007 leidden niet tot een bevredigend resultaat. Nu is sprake van enerzijds een lager noodzakelijk volume (middels voorintekening), anderzijds van een prijsstijging waarvan de hoogte uiteindelijk wordt bepaald door het totaal aantal inschrijvingen op dit contract. Met deze driejarige overeenkomst beschikt een instelling over Adobe CS3 Design- en Web Premium voor de Macintosh en Windows platformen

Stond ik eerder dit jaar op het punt om alle Adobe software principeel van al mijn pc’s te verwijderen, kennelijk kan het er nu weer op. Benieuwd wanneer ik eindelijk Dreamweaver CS 3 kan gebruiken op werk (en thuis)

  • © 2006- 2020 Vakblog – werken met informatie
    Aangedreven door WordPress en duizenden liters koffie // Theme: Tatami van Elmastudio
Top